Wat is een fietspolicy (of fietsreglement)? Bij het starten van een fietsleasing is het belangrijk om oog te hebben voor het juridische luik.

Elementen die een impact hebben op het salaris van de werknemer moeten het voorwerp uitmaken van een bijlage bij de arbeidsovereenkomst. Een aanzienlijk aantal zaken kan echter in een fietspolicy geregeld worden.  

De fietspolicy of het fietsreglement

Een fietspolicy (of fietsreglement) is een document waar de werkgever de afspraken kan vastleggen bij het gebruik van de fiets door de werknemer. Dat is nuttig wanneer de fiets via het salaris wordt doorgerekend. De goedkeuring van een fietspolicy gebeurt op dezelfde manier als bij het arbeidsreglement. De handtekening van de individuele werknemers is dan ook niet vereist. 

Het opstellen van een fietspolicy

Het opstellen van een fietspolicy is belangrijk voor de uitvoering van een fietsplan. We geven je graag 7 praktische tips om een goede fietspolicy op te stellen.

Omschrijf helder welke personeelsleden recht hebben op een fiets 

Bepaal wie recht heeft op een fiets. In het kader van anti-discriminatiewetgeving is het noodzakelijk om de groep van rechthebbenden helder te definiëren. De afbakening moet objectief en niet-discriminatoir zijn. 

Bepaal wat er gebeurt bij een ontoereikend budget 

Wat zal er gebeuren als het budget van de werknemer ontoereikend is? Wat gebeurt er bij ziekte, schorsing, overgang van voltijdse naar deeltijdse job,… Anticipeer op zo’n voorvallen in de fietspolicy. Zo kunnen discussies naderhand vermeden worden. Het tekort kan bijvoorbeeld worden gefactureerd aan de werknemer. 

Omschrijf de procedures 

Beschrijf de stappen die het personeelslid moet volgen om een fietsleasing te starten. Vermeld ook duidelijk wat de verzekering dekt en welke vrijstellingen van toepassing zijn, al dan niet geheel of gedeeltelijk gecompenseerd door de werkgever. Zo vermijd je overvolle HR-mailboxen en roodgloeiende telefoons. 

Zet de gebruiksbepalingen opgelegd door de leasingmaatschappij ook in de fietspolicy 

Leg dezelfde verplichtingen van de werkgever ten aanzien van de leasingmaatschappij ook op aan de werknemer. Zo verhindert u als werkgever aansprakelijk te zijn voor zaken buiten uw wil. De zorg voor de fiets als een goede huisvader, de aangifte van diefstal bij de politie, de verplichting om de fiets met een gekeurd slot te bevestigen, enzovoort, kunnen allemaal worden geregeld in de fietspolicy. 

Beschrijf het gebruik voor woon-werkverkeer en de gevolgen 

Vermeld dat de fiets dient gebruikt te worden voor woon-werkverkeer om van een aantal fiscale en sociaalrechtelijke voordelen te kunnen genieten en controleer dit ook. 

Vergeet de boetes niet 

Vergeet net zoals bij een bedrijfswagen niet te vermelden dat boetes voortvloeiend uit verkeersovertredingen zullen worden doorgerekend aan de werknemer. 

Denk aan de gevolgen van een vroegtijdige beëindiging 

Ten aanzien van de leasingmaatschappij komt een ontslag van de werknemer vaak neer op een beëindiging van de leasingovereenkomst uit hoofde van de werkgever. 

Voorzie dus een doorrekening van de kosten of ga op zoek naar een leasingmodel met een vast fietsportfolio, waarbij fietsen eenvoudig kunnen worden doorgeschoven naar andere werknemers binnen het bedrijf. 

JOULE biedt dergelijke oplossingen op maat van uw bedrijf. 

Meer informatie over een fietspolicy?

Vragen of opmerkingen over onze tips? Contacteer ons gerust via dit fomulier.